想像一下，現在是下午四點的辦公室裡，總有那麼幾次你得坐在電腦前，準備撰寫一份看似簡單卻不容馬虎的公文，來向上級機關發函、或是回覆合作夥伴的請示，甚至處理日常的校內溝通需求。但問題來了，公文這種東西可不是隨手一寫就能完成的！你得按照固定的格式來排版，還要用一些正式且精準的用語，讓對方一看就明白你的意思。而偏偏這種細節，往往成了大家最容易犯錯的地方。
對於不常接觸公文的人來說，寫一份合格的公文就像是走迷宮一樣，需要小心翼翼地避免走進死胡同。那麼，要怎麼樣才能掌握這些格式和用語，寫出一份讓主管或局處點頭稱讚的公文呢？
別擔心，這篇文章將會帶你從零開始學習公文的基本知識。你將了解公文的類型和其中的差別，並學會如何排版，以及在公文中該使用什麼樣的正式語言。此外，我們還會提供範例模板，讓你有具體的參考範本，也加快內容編纂的流程。最後，也推薦幾款能幫助你快速完成公文編輯的AI協作工具，讓你在寫公文時不再感到頭疼，順利解決撰寫過程中的各種難題。趕快繼續往下閱讀，並把這篇文章收藏起來吧！
目次
(一) 公文怎麼寫？「簽／函」是什麼？ 基本公文種類總整理
在開始撰寫公文之前，先別急，我們得先了解公文的基本組成和種類。公文不是一份隨意的文件，它有嚴謹的結構和特定的分類，每種公文都有不同的用語和使用情境。當你明白了這些基本知識，撰寫起來就會容易許多。
一般來說，公文可以分為兩大類：「函」和「簽」。這兩種公文有著不同的用途和格式，了解它們的差異能讓你在撰寫時更加精準。接下來，我們將逐步為你解析這些公文的基本定義、分類，以及如何正確使用這些固定格式。
如果你曾經為了搞清楚這些細節而頭疼，那麼接下來的內容絕對能幫助你理清思緒，讓你在撰寫公文時更具信心！繼續閱讀，讓我們一起來深入了解公文世界的規則吧。
公文的基本組成有哪些？如何撰寫公文？
掌握公文的基本結構，是撰寫規範公文的第一步，了解公文的組成結構及功能，將有助於撰寫出專業的公文。為了讓大家更清楚的了解公文組成，我們簡單將公文拆分成三個主要部分，搭配下方的圖片，讓你能方便對照！
第一部分(黃色區塊)
首先是開頭的部分，這部分包含了最重要公文種類與發函機關／單位，這些資訊讓受文者能夠迅速識別公文的來源及聯絡方式。其中應該包含：
- 發文機關全銜
- 文別(如「函」、「簽」)
- 機關地址及聯絡方式
第二部分(紅色區塊)
接著要撰寫的部分是受文單位，同時也標示出這篇公文的急迫性與重要程度，也有助於受文單位進行公文的歸檔、追蹤和管理。其中應包含：
- 受文者
- 發文日期
- 發文字號
- 速別(如「最速件」、「速件」或「普通件」)
- 密等及解密條件或保密期限
- 附件
第三部分(綠色區塊)
最後是公文本文，在撰寫時務必要使內容簡明扼要。主體部分應清晰、簡潔地表達公文的目的和內容。其中應包含：
- 本文
- 正本
- 副本
什麼是「函」? 定義、總類、用語簡易整理
「函」是各機關之間或人民與機關之間往來時使用的公文格式。它是最為普遍使用的公文類型之一，主要用於機關間的公文往復，以及人民與機關之間的申請與答覆。
函的主要類型與稱謂語
函可分為以下幾種主要類型，同時根據不同類型的函，使用的稱謂語也有所不同:
- 上行函：本機關對上級機關有所請求或報告時使用；對上級機關稱「鈞」，如「鈞部」、「鈞院」
- 平行函：對同級或不相隸屬機關行文時使用；對機關稱「貴」，對人民稱「台端」
- 下行函：對所屬下級機關行文時使用；對機關稱「貴」；對部屬學生稱「台端」
- 斜行函：對不同級且不相隸屬機關行文時使用；對無隸屬但較高級之機關稱「大」
函的常用語句
函中常用的語句包括:
- 起首語：如「檢陳」、「茲有」、「為」等
- 期望語：如「請鑒核」、「請查照」、「請辦理見復」等
- 引述語：如「奉」、「准」、「據」等
- 准駁語：如「同意照辦」、「歉難同意」等
什麼是「簽」? 定義、總類、用語簡易整理
有別於「函」廣泛的溝通對象，「簽」是用於內部溝通的公文書類型，屬於上行文。它是承辦人員基於職責，對職掌事項進行陳述、請示、請求或建議時使用的文書。簽的主要目的是供長官了解案情並作出決策，是最常撰寫的公文類型之一。
「簽」的主要類型
而根據事務的重要程度或複雜度，簽可分為以下兩大類:
- 大簽：用於較重要或複雜的案情,或因業務需要主動簽辦的情況。大簽又可分為:
- 內部簽：在本機關內部陳送主管或首長核示
- 外部簽：下級機關首長對直屬上級機關首長的簽
- 小簽：用於案情較簡單或例行性事務，不需使用大簽格式。小簽包括:
- 角簽：在來文空白處簽擬處理意見
- 便簽：使用便條紙簽擬
- 便箋(便條)：用於簡單案情或單位間洽商
「簽」的常用語句
簽中常用的語句包括:
- 稱謂語：如「鈞長」、「職」等
- 起首語：如「有關」、「為辦理」、「檢陳」等
- 期望語：如「簽請鑒核」、「簽請核示」等
- 按語和連接詞：如「查」、「經查」、「惟」、「茲」等
- 結束語：如「敬呈」、「謹陳」等
(二) 寫公文該注意什麼？５點公文寫作重點整理
現在你已經了解了公文的基本組成與分類，但光知道這些還不夠。要寫出一份合格的公文，還有一些重要的細節是不能忽略的。這些撰寫公文的細節不僅能提升你的公文品質，也能避免在格式和用語上出現錯誤。
為了幫助你更好地掌握這些要點，我們整理了五個撰寫公文時需要特別注意的重點。這些小技巧能讓你的公文更加專業，避免常見的錯誤。繼續閱讀，看看有哪些實用的建議能讓你在撰寫公文時更加得心應手！
1. 撰文務必簡明扼要
公文的核心在於傳達信息，因此內容必須清晰明了。避免使用冗長的句子和不必要的細節，確保信息直截了當地傳達給受文者。當你能夠以簡單的語言表達意圖，對方更容易理解並快速作出回應。
2. 刪除不必要的空格
在撰寫公文時，不必要的空格會讓文件看起來不專業，甚至影響信息的準確性。例如，在稱謂語、名稱或姓名前不應加上空格，以保持文書的整齊和正確性。正確格式的使用能讓你的公文看起來更為嚴謹。
3. 注意受文對象的稱謂語
受文對象的稱謂語使用不當會讓公文顯得不夠正式，甚至引起誤解。你應該根據對象的身份和地位選擇合適的稱謂語，並確保稱謂的使用與公文的格式要求一致。這樣不僅能彰顯你的專業素養，也能有效地表達對受文者的尊重。
4. 使用橫式書寫數字
在公文中，數字應以橫式書寫，這不僅符合公文格式規範，還能避免誤解。例如，日期應寫為「104年6月22日」，金額應寫為「新台幣1,145億1,411萬4,514元」，而文件編號則應標示為「台高(一)字第0940008763號函」。橫式書寫能使數字更清晰易懂，減少錯誤的發生。
5. 將文件數位化以便於查找／保存
在現代辦公環境中，數位化已經成為提升效率的關鍵之一。尤其對於教育單位而言，智慧文件管理（IDP）的應用能大大簡化公文的查找與保存流程。通過將公文數位化，不僅能更容易地進行檔案分類與檢索，還能有效減少紙本文件堆積所帶來的管理困難，無需再擔心紙本文件遺失或損壞的問題。這不僅提升了工作效率，也符合環保和現代化辦公的趨勢。
此外，數位化文件還能更方便地進行版本控制和安全備份，確保重要文件的完整性與安全性。在後續的段落，我們將進一步介紹一款專為文件管理設計的工具—KDAN PDF Reader，它能幫助你輕鬆完成文件的數位化處理，並提供強大的管理功能，是教育單位實現智慧文件管理的理想選擇！
延伸閱讀：智慧型文件處理(IDP)是什麼？它如何成為提高效率的關鍵？
(三) 如何快速完成公文？３個公文協作工具推薦
了解了公文的撰寫技巧後，你可能會想知道，有沒有什麼工具能讓整個公文處理過程更加輕鬆高效？答案是肯定的！隨著科技的進步，許多數位工具專為提升文書處理效率而設計，特別適合教育單位的行政人員使用。無論是加速撰寫、檢查格式，還是協作修改，這些工具都能幫助你節省時間，減少錯誤，讓公文的處理變得更加順暢。接下來，我們將介紹3款優秀的公文協作工具，繼續閱讀，找到最適合你的那一款吧！
1. KDAN PDF Reader AI協作公文編纂
如果你正在尋找一款能有效提升公文處理效率的工具，KDAN PDF Reader 絕對是不容錯過的選擇。這款強大的文件管理工具不僅能幫助你將公文數位化，還提供完善的文件儲存和管理功能。無論是日常的公文撰寫、審閱，還是文件的長期保存，KDAN PDF Reader 都能成為你可靠的公文協作助手，讓你在行政工作中如虎添翼。
KDAN PDF Reader 的最大特色之一是其附加的 AI 分析機器人，這個智能助手可以自動檢查公文內容，快速識別可能的錯誤或需要修改的部分。無論是校對文句、檢查格式，還是確保用語的準確性，KDAN PDF Reader都能幫助你在繁忙的行政工作中省下大量人工審閱的時間。
除此之外，KDAN PDF Reader 也特別為了對數據保護有嚴格需求的企業和政府單位，提供了地端部署方案，讓單位對系統架構和權限管理擁有最高的掌控權，確保數據安全無虞。
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聯繫專員2. Ragic 線上公文產生器
還在為了公文格式傷腦筋嗎？Ragic線上公文產生器就是你的救星！它是一款專為簡化公文撰寫流程設計的工具，提供了多種模板選項，能讓使用者通過簡單的操作快速生成符合規範的公文，無需手動設置格式或排版，你只要在預設的對應欄位填入所需的訊息，就能生成一篇完整的公文，大大減少了撰寫公文所需的時間和精力。
Ragic 線上公文產生器的另一個亮點是其雲端存取功能，讓使用者無論身處何地，都能輕鬆編輯和保存公文文件。這種靈活性特別適合需要跨地區協作的教育單位，讓公文的撰寫和審核過程更加順暢，進一步提升行政效率。
3. SPEED公文線上簽核管理系統
SPEED 公文線上簽核管理系統則是一款專注於公文簽核流程的工具，能夠大幅簡化公文的簽核和追蹤過程。該系統允許使用者在線上完成公文的簽核，無需依賴紙本文件，從而加速整個審核流程。SPEED 系統能自動記錄每個簽核步驟，讓管理者隨時了解公文的進度，並確保每一份公文都按時完成審核。
此外，SPEED 公文線上簽核管理系統還提供強大的權限管理功能，使得公文的審核和存取過程更加安全可靠。這特別適合對數據安全有高要求的教育單位，確保所有公文都在受控的環境下進行管理。借助這款系統，行政人員可以更高效地處理公文，減少等待時間，並確保每一份文件都得到妥善處理。
小結：掌握公文撰寫技巧提升行政效率！
希望今天的介紹能讓你下次需要向上行機關發函時，因為掌握了上述這些公文撰寫的知識和技巧，讓整個流程變得更加流暢。透過快速且準確地撰寫公文，避免常見的錯誤，並確保每一份公文都符合格式要求。如此一來不僅能提升工作效率，還能為單位樹立專業的形象。
透過我們介紹的公文協作工具，如 KDAN PDF Reader，也可以進一步簡化公文處理的過程，從撰寫、編輯到審閱，都能快速完成。無論是日常的公文管理，還是面對繁重的行政工作，這些工具都能成為你不可或缺的幫手。趕快嘗試這些工具，讓你的公文撰寫變得更高效、輕鬆吧！
(封面圖片透過Ideogram製作。)