OCR（光學字元辨識）是什麼？本文將介紹OCR定義與重要性，分析OCR軟體運作4步驟、4大OCR種類、6類OCR應用情境及OCR6大優勢。專業的OCR文字識別軟體推薦你選擇KDAN PDF Reader！
目次
一、OCR 是什麼？為什麼許多企業都重視 OCR？
（一）OCR 定義介紹
OCR 全名為 Optical Character Recognition，中文是「光學字元辨識」，是一種可以把列印文件或影像中的文字，轉換為能被機器讀取文字檔案的一種技術。
簡單來說，如果使用者沒有辦法直接對影像中的數據、文字資料進行編輯或計算，就可以利用 OCR 將該影像檔案轉換為文字、PDF 或 TXT 檔，讓文件能夠被讀取、記錄與保存。
（二）為什麼 OCR（光學字元辨識）如此重要？
過去當企業需要記錄或分析大量的紙本文件時，只能安排員工手動設置電子檔並輸入資訊，流程繁瑣、耗時耗力，還有可能因為輸錯資訊降低工作效能。
而如今的 OCR 技術則能即刻提取出可用文字資料，方便企業內外人員快速讀取。OCR 不僅將人工建立檔案的工作流程簡化，也有利於降低人工建檔的失誤機率，更大幅減少人工重新建檔的時間。
除此之外，OCR 還有利於推進企業的自動化程序，例如配合 AI（Artificial Intelligence）人工智慧自動分析檔案數據、自動推進工作流程，讓企業整體的產能、效率迅速提升。
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二、OCR 軟體如何運作？帶你了解 OCR 的運作方式
（一）OCR 運作方式為何？關鍵 4 步驟解析
步驟 1：採集影像
使用者透過掃描儀讀取文件，OCR 技術就能將資訊轉化為可供電腦、手機等電子設備讀取的二進制資訊。OCR 可以根據影像顏色的深淺，識別並分類出文字與背景。
步驟 2：影像優化
為了能夠更準確、更完整地識別文字，OCR 會在識別文字前先快速處理影像，去除可能影響識別的內容。以下是常見的 OCR 處理技術：
- 校正偏移、傾斜的文件，讓文件恢復對齊、正常的排版
- 去除數位影像造成的污點、斑點，恢復平滑的文字邊緣
- 識別多種語言、字跡的文字
- 去除影像中多餘的線條與邊框
步驟 3：辨識文字
OCR 識別文字主要透過「特徵擷取」與「模式比對」2 種方式。
- 特徵擷取：將文字拆解為線條、交叉點、閉環、筆畫等特徵，再以此查找出最接近的文字。
- 模式比對：此類方式需要先儲存字符庫，在識別時就能根據儲存好的字符比對出模式相似的字符。
步驟 4：後期處理與輸出
等 OCR 完成識別與分析，就可以將文字資料輸出成各式電腦檔案。選擇配有 OCR 功能的 PDF 軟體，如 KDAN PDF Reader，還能直接從圖檔與掃描文件中提取文字，並將掃描文件另存為可供搜尋、註釋的 PDF 檔。
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（二）KDAN PDF Reader 的 OCR 如何使用？
KDAN PDF Reader 的 OCR 工具使用起來非常簡單，只要簡單點選就能輕鬆實現文字提取。以下將以 KDAN PDF Reader Mac 版為例，為大家快速介紹 OCR 使用方法。
★從 PDF 檔中提取文字
1. 打開掃描好的 PDF 文件，點選「OCR」選項。
2. 選擇要進行文字識別的頁面範圍。
3. KDAN PDF Reader 可以自動偵測文件中內容的語言，使用者也可以手動設定符合該文件所運用的文字語言。
4. 設置轉檔後文件輸出的格式（PDF 或 TXT 檔）與存放位置。
5. 點擊「OK（確認）」，OCR 工具即可開始轉檔。
★從圖檔中提取文字
1. 打開 App，點選「OCR」選項。
2. 選擇要進行 OCR 的圖檔。
3. KDAN PDF Reader 可以自動偵測文件中內容的語言，使用者也可以選擇手動設定符合該文件所運用的文字語言。
4. 設置轉檔後文件輸出的格式（PDF 或 TXT 檔）與存放位置。
5. 點擊「OK（確認）」，OCR 工具即可開始轉檔。
KDAN PDF Reader 的 OCR 工具並不只有轉檔的單一功能，在 AI 技術的配合下，更有以下延伸用途，可以方便使用者快速處理文件、提升工作效率：
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三、OCR 種類有哪些？4 大 OCR 種類一次看！
OCR 種類 1：光學標記辨識
光學標記辨識是一種將特定標記或符號轉換為數位資料的技術，原理是透過掃描器將文件掃描成影像，利用辨識系統判斷標記的外形，進而將其轉換為數位資料。這種方式可識別文件中的文字、符號、手寫、水印、標誌等內容。
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OCR 種類 2：簡單光學字元辨識軟體
簡單的光學字元辨識技術會將各式文字、字型儲存並作為範本，在掃描文件時就能利用模式比對進行查找和分析。不過這種技術並無法識別所有字型與字跡，能識別的範圍僅限於已儲存的文字檔案。
OCR 種類 3：智慧字元辨識軟體
智慧字元辨識（Intelligence Character Recognition，ICR）軟體比一般 OCR 技術有更多功能，例如能利用機器學習技術進行訓練，從而像人類一樣閱讀文字，也能對文字進行研究。
智慧字元辨識可以識別手寫的字跡，不過識別能力仍然有限，只有工整、具有間隔的字體才能被完整識別。
OCR 種類 4：智慧字詞辨識
智能字詞辨識（Intelligence Word Recognition， IWR）的運作方式與智慧字元辨識一樣，不過功能更強，可以識別整個字詞或短語。比如智慧字元辨識技術能分別識別出「R」、「E」、「A」、「D」，而智能字詞辨識則能直接識別出「READ」這一單詞，還可以結合語句結構、網路資料判斷出正確的拼寫。
四、OCR 技術可以用在哪？6 類 OCR 應用情境分享
不管在哪個產業、哪種專業領域都會遇到文書處理的難點，例如紙本資料難以統整歸類、影像內容手動轉檔耗時耗力等，所以期待高效處理文件的企業通常都會採用 OCR 技術。
許多軟體也附有 OCR 功能，例如 KDAN PDF Reader 就可以透過 OCR 技術產出一般 PDF 文件，還可搭配獨特的 AI 功能，提升使用者對文件的掌握度。那麼 OCR 用途有哪些？OCR 可以用在哪呢？我們整理出 6 大常見應用情境，供你參考。
（一）企業使用 OCR 提升工作效能與品質
企業使用 KDAN PDF Reader OCR 可以協助將掃描文件、圖檔轉成一般的 PDF 檔，方便檢視、整理、傳遞、分析文件，降低了紙本文件丟失、被竊取的風險，也有利於管理資料，或分享給團隊和利害關係人。
此外，在 KDAN PDF Reader AI 機器人的幫助下，OCR 技術還能引用資料文件並應用到商業報告書，更有助於增強報告深度與品質。
（二）教育界使用 OCR 提高學習效率
OCR 技術可以將各種實體文檔快速轉換、儲存為數位格式，所以無論是老師還是學生，都不用再把沈重的書籍、筆記帶在身邊，只要有手機或電腦就能輕鬆閱讀、查找資料。在 KDAN PDF Reader AI 技術的支持下，還能快速摘要內容、自動翻譯外文文檔，提升學習效率。
（三）法律界使用 OCR 迅速識別風險
法律人士使用 OCR 可以將合約、法律會務報告、審訊記錄、案件表、法案和協議等大量紙本文件處理為電子文件，而經過 KDAN PDF Reader OCR 後的檔案，還能結合 AI 聊天機器人快速識別文件中的潛在風險，或可使用人工、AI 密文標記，輕鬆保障文件機密性。
（四）金融界使用 OCR 自動提取準確數據
銀行業除了可以使用 OCR 來掃描文件，自動提取資訊，包括客戶身分證、存款支票、貸款文件、收據、合約等，還可以提高資訊的準確度，減少由於手動輸入錯誤所造成的財務損失。
同時，OCR 可以幫助銀行業者快速識別合法客戶、詐欺者，有利於安全交易與詐欺預防。此外，搭配使用 KDAN PDF Reader，還有浮水印、文件密碼、權限控管、AI 密文標記等功能，對文件進行加密保護，可以進一步提升文件的安全性。
（五）醫療保健業使用 OCR 即時更新患者資訊
醫療保健人員可以透過 OCR 處理患者文檔，例如病歷、診斷記錄、治療處置與保險支付等資訊。
有了 OCR，醫護人員不用再頻繁手動輸入醫患各項記錄文件，只要利用 OCR 就能輕易搜尋、編輯文件內容，也能確保資料能夠即時更新，降低手動操作的疏漏風險，加上 KDAN PDF Reader 的密文標記功能，更能保護患者的個資安全。
（六）研究機構使用 OCR 快速檢索關鍵內容
研究人員常常需要閱讀海量文獻，有不少資訊來自圖書、期刊、科技報告等，而搭配了 AI 技術的 OCR 就可以幫助快速檢索關鍵資訊、查找重要內容，節省了手動翻閱、搜集資訊的時間，可以透過完整的文獻佐證，建構更具邏輯、專業度更高的研究。
五、OCR 優點有哪些？揭曉 OCR 5 大優勢
OCR 優點 1：資訊查找更快速
過去當我們在紙本文件、圖檔或掃描文件中找資料的時候，需要一張張翻閱才能找到想要的內容。而 OCR 能夠快速識別文字，將影像檔轉換成為可查詢、可分析的電子檔案，只要查詢關鍵字就能快速找到想要的資訊。
OCR 優點 2：提高生產力
如果員工可以利用 OCR 將各式數據、文件轉成電子檔輸入電腦或雲端，就能把瑣碎的行政工作節省下來，把時間放在更有價值的核心工作上，進而提高企業整體的生產力。
OCR 優點 3：提高準確度
手動輸入資料難免會輸錯資料，尤其是多數據的文件，如果輸錯一個資料，很有可能影響整個計算結果與工作流程。有了 OCR 就能清楚記錄掃描文件、圖檔資訊，減少資料遺漏、遺失的問題，提高文件轉檔的準確度。
OCR 優點 4：促進決策
決策者能夠隨時利用 KDAN PDF Reader OCR 對大量的文件進行轉檔儲存，另外可以搭配KDAN AI 功能，進行迅速比對、計算、分析數據與文字，提供即時的數據支持、提取有價值的見解，推進決策流程，有助於做出更精準的決策。
OCR 優點 5：降低儲存、人力成本
紙本文件較難管理、儲存與分析，OCR 是將文件轉為可分析電子檔的最佳選項，而且轉檔步驟很簡單，以 KDAN PDF Reader OCR，只要依據前文提到的 5 步驟，簡單點選便能輕鬆完成轉檔。有了 OCR 協助轉檔，企業就可以節省儲存紙本文件的空間，也大幅減少了人力輸入、管理的成本。
KDAN PDF Reader OCR 能精準提取文字內容，還可以對 PDF 檔進行編輯，更具有先進的 AI 聊天機器人能夠摘要重點、自動偵測文件風險，讓工作效率與品質迅速提升！點擊下方按鈕，到 KDAN PDF Reader 免費試用 OCR 功能！
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在資訊爆炸的時代，企業需要處理海量文件，傳統的人工處理方式效率低下、成本高昂，還容易出錯，OCR 自動化文字識別技術便是最佳解方。KDAN PDF Reader OCR 可以迅速完成轉檔，更有先進的 AI 技術，可以助力企業實現準確、安全的文書處理工作。
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